Šta je DocArt?

Sistem za efikasno upravljanje dokumentacijom i poslovnim procesima.

DOCART DMS

Upoznajte DocArt

Docart je program za upravljanje dokumentima i jedna je od aplikacija kompanije Docus iz Čačka. Docart nije običan sistem pomoću koga se upravlja dokumentacijom, već kompleksan alat koji omogućava praćenje kompletnog životnog ciklusa dokumenata (Workflow). Docart je web aplikacija, koja može biti instalirana na vašem lokalnom serveru ili na cloud rešenju, pa je dostupan korisnicima korišćenjem klasičnog web pretraživača (Chrome, Mozila, Safari). Korišćenjem našeg sistema za upravljanje dokumentima unapredićete organizaciju vašeg poslovanja i poslovne dokumentacije.

Zašto koristiti DMS sistem?

Korišćenjem Docart-a smanjuju se operativne greške u svakodnevnom , jer je proces skeniranja papirne dokumentacije ili dodavanja fajlova u elektronskom obliku, je veoma jednostavno, pa je mogućnost greške svedeno na minimum.

Korišćenjem Docarta, objedinjava se arhiva dokumentacije, njeno selektovanje i priprema za svakodnevni operativni rad.

Kvalitetna organizacija dokumenata

Dokumenti se čuvaju u bazi podataka, gde se pre upisa kriptuju i zaštićuju od neovlašćenog korišćenja van aplikacije, pa tako bilo kakvo neovlašćeno korisšenje podataka nije moguće. Korišćenje folderske strukture nalik onoj u windows okruženju, omogućava brzo prilagođavanje korisnika na svakodnevno korišćenje aplikacije.

Folderi se mogu kreirati prema sopstvenim potrebama uz mogućnost dodavanja i pod-foldera što daje potpunu fleksibilnost pri kreiranju radnog okruženja.

Pregled dokumenata kroz tabelarini prikaz uz mogućnost korišćenja ikonica za brzu manipulaciju dokumentima i operacijama nad njima.

Pregled dokumenata

Dokumenti se mogu pregledati zbirno prema vrsti dokumenata ili po hronološkom opisu u programu za upravljanje dokumentima. Takođe, svaki dokument se može zasebno pregledati, izmeniti, odštampati ili proslediti.

Mogućnost vizuelnog prikaza svakog dokumenta, kroz radni deo aplikacije, gde su sa desne strane postavljene alatke za rad nad dokumentom.

Organizacija korisničkih naloga

Svaki korisnik aplikacije dobija jedinstveno korisničko ime i lozinku. Svi nalozi su organizovani u grupe korisnika prema nivou dozvola (administratori, operater, itd) ili prema službi kojoj pripadaju(finansije, pravna služba, itd). Nalozi se mogu prebaciti u status aktivan/neaktivan, prema potrebi.

Za svakog korisnika se unosi email adresa na koju će se prosleđivati informacije i dokumenta, dok je moguće dodati i faksimil svojeručnog potpisa, koji se može koristiti pri potpisivanju dokumentacije u Workflow-u.

Prosleđivanje dokumenata unutar aplikacije

Docart poseduje modul za prosleđivanje dokumenata, između pojedinačnih korisnika ili grupe korisnika. Na ovaj način se "ukida" tradicionalno nošenje dokumentacije fizičkim putem, već se kroz nekoliko sekundi prosleđeni dokumenti prikazuju na nalogu primaoca.

Praćenje toka dokumentacije (Workflow)

Velika snaga DocArt-a, leži u automatizovanom sistemu praćenja životnog veka dokumenata - WORKFLOW. Za svaku vrstu dokumenata (fakture, ugovori...) moguće je kreirati neograničen broj "tokova" dokumenata. Svaki tok se može vizuelno pratiti, dok svaki učesnik toka dokumenta dobija obaveštenje o trenutnoj poziciji dokumenta.

Kreiranje akcija i faza je jednostavno i lako. Svaka završena faza se overava digitalnim potpisom korisnika koji vrši overu. Za svaku fazu je moguće dodati prateće napomene, ako za njima ima potrebe.

Pretraga dokumenata

Način korišćenja pretrage sa filterima je jako jednostavan, intinuitivan, što daje precizne i brze rezultate pretrage. Rezultati pretrage se prikazuju u tabeli a mogu se i "koristiti" u exel ili pdf formatu.

Pored klasične pretrage pomoću filtera, moguće je vršiti pretragu po sadržaju dokumenata ili prema datumu isteka dokumenta. Obzirom da DocArt podržava OCR tehnologiju, moguće je vršiti pretragu dokumenata koji su u aplikaciju dodati korišenjem ove metode.

Delovodna knjiga

Delovodna knjiga se kreira automatski i može se preuzeti i odštampati u svakom trenutku. Delovodna knjiga se može voditi na dva načina:

Zajednička knjiga kompletne dokumentacije.
Zajednička knjiga, uz vođenje i pojedinačne delovodne knjige za svaku službu ponaosob.

Arhivska knjiga

Docart po automatizmu kreira arhivsku knjigu za tekuću godinu uz sve potrebne informacije koje su neophodne za ispravno popunjavanje arhivskih knjiga i to:

vrsta dokumenta
broj arhiviranih listova
arhivski broj
period čuvanja
tip čuvanja (fascikle, kutije, registrator)
lokacija jedinice za čuvanje

Moguće je dodati dokumentaciju za sve već predate arhivske knjige bez uticaja na popodnevne tekuće arhivske knjige.

E-fakture

Naš sistem za korišćenje E-faktura, sinhronizovan je sa portalom poreske uprave i daje nam mogućnost da svojim korisnicima prikažemo sve stranice E-fakture, bez obaveze da direktno posećuje aplikaciju poreske uprave. Sve odobrene E-fakture se automatski dodaju u Docart kao i u arhivsku knjigu.

Prednosti

Zašto izabrati program DocArt?

Brži prijem i obrada

Automatizujte zavođenje, komunikaciju sa IBK i arhiviranje bez gubljenja vremena.

Digitalna arhiva

Zaboravite na kabaste registratore – svi dokumenti su bezbedno smešteni i uvek dostupni.

Trenutna pretraga

Pronađite bilo koji predmet ili zahtev u sekundi pomoću naprednih filtera.

Zakažite prezentaciju

Upoznajte mogućnosti DocArt sistema kroz besplatnu prezentaciju. Naš tim će vam predstaviti rešenje prilagođeno vašim potrebama.

Uvid u glavne funkcionalnosti
Odgovori na vaša pitanja
Prilagođeno vašoj organizaciji

ZAKAŽITE PREZENTACIJU →