ŠTA JE DocArt?

Korišćenjem Docart-a smanjuju se operativne greške u svakodnevnom , jer je proces skeniranja papirne dokumentacije ili dodavanja fajlova u elektronskom obliku, je veoma jednostavno, pa je mogućnost greške svedeno na minimum.

Korišćenjem Docarta, objedinjava se arhiva dokumentacije, njeno selektovanje i priprema za svakodnevni operativni rad.

Dokumenti se čuvaju u bazi podataka, gde se pre upisa kriptuju i zaštićuju od neovlašćenog korišćenja van aplikacije, pa tako bilo kakvo neovlašćeno korisšenje podataka nije moguće. Korišćenje folderske strukture nalik onoj u windows okruženju, omogućava brzo prilagođavanje korisnika na svakodnevno korišćenje aplikacije.

Folderi se mogu kreirati prema sopstvenim potrebama uz mogućnost dodavanja i pod-foldera što daje potpunu fleksibilnost pri kreiranju radnog okruženja.

Pregled dokumenata kroz tabelarini prikaz uz mogućnost korišćenja ikonica za brzu manipulaciju dokumentima i operacijama nad njima.

Dokumenti se mogu pregledati zbirno prema vrsti dokumenata ili po hronološkom opisu u programu za upravljanje dokumentima. Takođe, svaki dokument se može zasebno pregledati, izmeniti, odštampati ili proslediti.

Mogućnost vizuelnog prikaza svakog dokumenta, kroz radni deo aplikacije, gde su sa desne strane postavljene alatke za rad nad dokumentom.

Svaki korisnik aplikacije dobija jedinstveno korisničko ime i lozinku. Svi nalozi su organizovani u grupe korisnika prema nivou dozvola (administratori, operater, itd) ili prema službi kojoj pripadaju(finansije, pravna služba, itd). Nalozi se mogu prebaciti u status aktivan/neaktivan, prema potrebi.

Za svakog korisnika se unosi email adresa na koju će se prosleđivati informacije i dokumenta, dok je moguće dodati i faksimil svojeručnog potpisa, koji se može koristiti pri potpisivanju dokumentacije u Workflow-u.

Docart poseduje modul za prosleđivanje dokumenata, između pojedinačnih korisnika ili grupe korisnika. Na ovaj način se "ukida" tradicionalno nošenje dokumentacije fizičkim putem, već se kroz nekoliko sekundi prosleđeni dokumenti prikazuju na nalogu primaoca.

Velika snaga DocArt-a, leži u automatizovanom sistemu praćenja životnog veka dokumenata - WORKFLOW. Za svaku vrstu dokumenata (fakture, ugovori...) moguće je kreirati neograničen broj "tokova" dokumenata. Svaki tok se može vizuelno pratiti, dok svaki učesnik toka dokumenta dobija obaveštenje o trenutnoj poziciji dokumenta.

Kreiranje akcija i faza je jednostavno i lako. Svaka završena faza se overava digitalnim potpisom korisnika koji vrši overu. Za svaku fazu je moguće dodati prateće napomene, ako za njima ima potrebe.

Način korišćenja pretrage sa filterima je jako jednostavan, intinuitivan, što daje precizne i brze rezultate pretrage. Rezultati pretrage se prikazuju u tabeli a mogu se i "koristiti" u exel ili pdf formatu.

Pored klasične pretrage pomoću filtera, moguće je vršiti pretragu po sadržaju dokumenata ili prema datumu isteka dokumenta. Obzirom da DocArt podržava OCR tehnologiju, moguće je vršiti pretragu dokumenata koji su u aplikaciju dodati korišenjem ove metode.

Delovodna knjiga se kreira automatski i može se preuzeti i odštampati u svakom trenutku. Delovodna knjiga se može voditi na dva načina:

• Zajednička knjiga kompletne dokumentacije.
• Zajednička knjiga, uz vođenje i pojedinačne delovodne knjige za svaku službu ponaosob.

Docart po automatizmu kreira arhivsku knjigu za tekuću godinu uz sve potrebne informacije koje su neophodne za ispravno popunjavanje arhivskih knjiga i to:

• vrsta dokumenta
• broj arhiviranih listova
• arhivski broj
• period čuvanja
• tip čuvanja (fascikle, kutije, registrator)
• lokacija jedinice za čuvanje

Moguće je dodati dokumentaciju za sve već predate arhivske knjige bez uticaja na popodnevne tekuće arhivske knjige.

Naš sistem za korišćenje E-faktura, sinhronizovan je sa portalom poreske uprave i daje nam mogućnost da svojim korisnicima prikažemo sve stranice E-fakture, bez obaveze da direktno posećuje aplikaciju poreske uprave. Sve odobrene E-fakture se automatski dodaju u Docart kao i u arhivsku knjigu.