Workflow (radni tok) u DMS (sistem za upravljanje dokumentima) predstavlja niz povezanih koraka ili faza koje dokument prolazi od trenutka kada je kreiran do konačne obrade i arhiviranja. U DMS sistemu, workflow se koristi za automatizaciju i upravljanje procesom obrade dokumenata. Evo detaljnog objašnjenja kako DMS workflow funkcioniše, uzimajući u obzir specificne mogućnosti sistema kao što je DocArt:
- Kreiranje Workflow-a: Korisnici mogu samostalno kreirati svoje workflow-ove u DocArt sistemu. Ovo obično uključuje definisanje koraka ili faza koje će dokument proći, kao i akcija koje se trebaju preduzeti u svakoj fazi.
- Akcije i Faze: Svaka faza workflow-a može sadržavati određene akcije koje treba izvršiti nad dokumentom. Na primer, faza "Pregled" može imati akciju "Odobri" ili "Odbaci". Korisnici odgovorni za svaku fazu obavljaju odgovarajuće akcije.
- Grafički Prikaz Trenutnog Statusa: DocArt omogućava grafički prikaz trenutnog statusa dokumenta unutar workflow-a. To znači da korisnici mogu jasno videti u kojoj se fazi dokument trenutno nalazi i koje akcije su preduzete.
- Održavanje Korisnika svake Faze: U okviru svake faze workflow-a, moguće je definisati odgovorne korisnike ili grupe korisnika koji su odgovorni za izvršavanje akcija u toj fazi. Na primer, u fazi "Pregled" možete imati više korisnika koji mogu da odobre ili odbace dokument.
- Primenjivanje na Različite Vrste Dokumenata: Fleksibilnost DocArt sistema omogućava korisnicima da svoje definisane workflow-ove primenjuju na različite vrste dokumenata. To znači da isti workflow može biti korišćen za različite vrste dokumenata, prilagođavajući se njihovim specifičnim potrebama.
- Digitalno Potpisivanje: DocArt sistem omogućava digitalno potpisivanje dokumenata unutar workflow-a.
- Štampanje i Slanje na Email: Nakon završetka procesa workflow-a, korisnici mogu odabrati da odštampaju dokument ili ga proslede putem e-maila direktno iz sistema.
Ukratko
DocArt, kao DMS sistem sa ovim mogućnostima, omogućava organizacijama da efikasno upravljaju dokumentima, ubrzavaju procese, poboljšavaju transparentnost i smanjuju rizik od grešaka u dokumentaciji. Workflow je ključni element ovog sistema, jer pruža strukturu i automatizaciju za mnoge poslovne procese.
